Đơn xin nghỉ việc không lương là lựa chọn phổ biến khi người lao động cần tạm dừng công việc vì lý do cá nhân nhưng vẫn muốn duy trì quan hệ với doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách viết đơn sao cho hợp lý, rõ ràng và dễ được phê duyệt. Trong bài viết này, Langmaster Careers sẽ hướng dẫn chi tiết cách viết chuẩn kèm mẫu mới nhất 2026.
1. Đơn xin nghỉ việc không lương là gì?
Đơn xin nghỉ việc không lương (hay còn gọi là đơn xin nghỉ phép không hưởng lương) là văn bản do người lao động lập gửi cấp trên để tạm dừng công việc trong một khoảng thời gian cụ thể mà không nhận lương.
Điểm khác biệt lớn nhất so với đơn xin nghỉ việc thông thường là sau thời gian nghỉ, người lao động vẫn tiếp tục quay trở lại làm việc tại vị trí cũ hoặc tương đương. Trong suốt thời gian này, doanh nghiệp không có nghĩa vụ trả lương và các khoản phụ cấp, đồng thời các chế độ bảo hiểm xã hội thường cũng sẽ tạm dừng theo quy định của pháp luật.
2. Khi nào được xin nghỉ không lương theo quy định?
2.1. Trường hợp người lao động có quyền nghỉ không lương
Theo Điều 115 Bộ luật Lao động 2019, người lao động được quyền nghỉ không hưởng lương và chỉ cần thông báo cho người sử dụng lao động trong các tình huống sau:
- Nghỉ 03 ngày: Cha đẻ, mẹ đẻ, cha nuôi, mẹ nuôi; cha đẻ, mẹ đẻ, cha nuôi, mẹ nuôi của vợ hoặc chồng; vợ hoặc chồng; con đẻ, con nuôi chết.
- Nghỉ 01 ngày: Ông nội, bà nội, ông ngoại, bà ngoại, anh, chị, em ruột mất; cha hoặc mẹ kết hôn; anh, chị, em ruột kết hôn.
2.2. Trường hợp nghỉ theo thỏa thuận
Đây là trường hợp phổ biến nhất. Ngoài những lý do kể trên, người lao động có thể thỏa thuận với người sử dụng lao động để nghỉ không hưởng lương vì bất kỳ lý do cá nhân nào như:
- Đi học tập, nâng cao kiến thức hoặc tham gia các khóa đào tạo ngắn hạn ngoài kế hoạch của công ty.
- Giải quyết việc gia đình kéo dài (chăm sóc người thân ốm đau, xây sửa nhà cửa).
- Điều trị bệnh lý hoặc phục hồi sức khỏe tinh thần.
- Giải quyết các thủ tục pháp lý cá nhân.
Trong trường hợp này, việc đơn của bạn có được duyệt hay không phụ thuộc rất lớn vào tình hình nhân sự của bộ phận và sự xem xét, cân đối công việc của quản lý trực tiếp.
>>> Xem thêm: 7 CÁCH “XIN NGHỈ VIỆC” KHÔN NGOAN KHIẾN SẾP KHÔNG THỂ CHỐI TỪ
3. Cấu trúc chuẩn của đơn xin nghỉ việc không lương
3.1. Phần mở đầu
- Quốc hiệu & Tiêu ngữ: Luôn phải có ở đầu đơn đối với các văn bản hành chính Việt Nam.
- Tiêu đề đơn: Viết hoa, in đậm, căn giữa (Ví dụ: ĐƠN XIN NGHỈ VIỆC KHÔNG HƯỞNG LƯƠNG).
- Kính gửi: Gửi đích danh quản lý trực tiếp, Trưởng bộ phận và Phòng Nhân sự.
- Thông tin cá nhân: Họ và tên, Mã số nhân viên (nếu có), Chức vụ, Bộ phận/Phòng ban đang công tác.
3.2. Nội dung chính
- Thời gian xin nghỉ: Cần ghi rõ từ ngày/tháng/năm đến hết ngày/tháng/năm. Tổng số ngày nghỉ là bao nhiêu.
- Lý do xin nghỉ: Trình bày lý do một cách ngắn gọn, trung thực và hợp lý để quản lý có căn cứ phê duyệt.
- Kế hoạch bàn giao công việc: Liệt kê các đầu việc hiện tại, người sẽ tiếp nhận bàn giao và cam kết hỗ trợ nếu có vấn đề khẩn cấp phát sinh.
3.3. Phần kết
- Lời cảm ơn: Trân trọng cảm ơn Ban lãnh đạo đã thấu hiểu và tạo điều kiện.
- Lời cam kết: Cam kết quay trở lại làm việc đúng hạn và hoàn thành tốt nhiệm vụ sau kỳ nghỉ.
- Ký tên: Người làm đơn ký và ghi rõ họ tên. Bên cạnh đó, nên có phần dành cho ý kiến phê duyệt của Quản lý trực tiếp và Giám đốc/Phòng Nhân sự.
>>> Xem thêm: CÁCH XIN NGHỈ VIỆC TRONG THỜI GIAN THỬ VIỆC ĐÚNG LUẬT LAO ĐỘNG 2026
4. Cách viết đơn xin nghỉ việc không lương dễ được duyệt
Để nguyện vọng cá nhân nhận được sự đồng ý nhanh chóng từ cấp trên mà không gây xáo trộn cho vận hành của công ty, bạn cần chú ý 5 yếu tố cốt lõi sau:
Trao đổi trực tiếp trước khi nộp đơn chính thức.
Trước khi gửi một văn bản khô khan qua hệ thống hay email, hãy chủ động gặp gỡ và trò chuyện trực tiếp với quản lý trực tiếp. Việc trình bày hoàn cảnh một cách chân thành sẽ giúp sếp thấu hiểu tâm tư của bạn, từ đó tạo ra sự kết nối và đồng thuận cao hơn khi đơn được nộp chính thức.
Chọn thời điểm xin nghỉ phù hợp.
Hãy tránh xin nghỉ vào những đợt cao điểm chạy dự án, mùa quyết toán hoặc khi bộ phận đang thiếu hụt nhân sự trầm trọng. Một lá đơn gửi đúng lúc "dễ thở" của công ty sẽ có tỷ lệ duyệt cao hơn rất nhiều.
Trình bày lý do chân thật và chính đáng.
Dù là việc gia đình, vấn đề sức khỏe hay phát triển bản thân, hãy trình bày một cách rõ ràng và trung thực nhất có thể. Lý do càng chi tiết và có sức thuyết phục thì quản lý càng có căn cứ vững chắc để bảo vệ quyền lợi cho bạn trước Ban Giám đốc.
Kế hoạch bàn giao công việc rõ ràng.
Sếp lo lắng nhất là công việc bị đình trệ khi bạn vắng mặt. Hãy chủ động đề xuất người thay thế phù hợp đã được bạn trao đổi trước và đảm bảo rằng mọi quy trình vẫn vận hành trơn tru.
Tuân thủ thời gian báo trước (trừ trường hợp khẩn cấp).
Hãy gửi đơn sớm để công ty có thời gian sắp xếp phương án nhân sự thay thế. Thông thường, bạn nên gửi đơn trước ít nhất 3 đến 30 ngày tùy theo quy định cụ thể của từng doanh nghiệp và thời gian bạn dự định nghỉ.
Tuy nhiên, với những trường hợp bất khả kháng như tang gia (ông bà, bố mẹ mất) hoặc cấp cứu đột xuất, bạn cần thông báo ngay lập tức cho quản lý qua điện thoại/tin nhắn và bổ sung đơn sau.
>>> Xem thêm: 5 MẪU ĐƠN XIN NGHỈ PHÉP CÔNG TY THÔNG DỤNG CHO DÂN VĂN PHÒNG
5. Mẫu đơn xin nghỉ việc không lương chuẩn (cập nhật 2026)
6. Lưu ý quan trọng khi viết đơn xin nghỉ việc không lương
Việc nghỉ không lương không đơn giản là chỉ ở nhà và không nhận lương. Bạn cần đặc biệt chú ý đến những vấn đề sau để tránh rắc rối về sau:
- Về Bảo hiểm xã hội (BHXH): Theo quy định, nếu người lao động nghỉ việc từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì cả người lao động và người sử dụng lao động đều không phải đóng BHXH tháng đó. Thời gian này cũng không được tính để hưởng chế độ BHXH về sau.
- Về Bảo hiểm y tế (BHYT): Trong thời gian nghỉ không lương, bạn có thể phải tự đóng BHYT hoặc thẻ BHYT sẽ bị tạm khóa tùy theo chính sách từng công ty.
- Thâm niên và phép năm: Thông thường, thời gian nghỉ không lương sẽ không được tính vào thời gian để tính số ngày nghỉ phép hằng năm.
- Hợp đồng lao động: Nghỉ không lương không làm chấm dứt hợp đồng lao động. Tuy nhiên, nếu bạn tự ý nghỉ khi đơn chưa được duyệt, bạn có thể bị kỷ luật sa thải do tự ý bỏ việc.
>>> Xem thêm: CÁCH XIN NGHỈ VIỆC 1 NGÀY: BÍ KÍP CHUYÊN NGHIỆP DÀNH CHO DÂN CÔNG SỞ
7. Câu hỏi thường gặp
7.1. Đơn xin nghỉ việc không lương tối đa bao lâu?
Pháp luật lao động hiện hành không quy định thời gian tối đa cho việc nghỉ việc không lương; thời gian này hoàn toàn phụ thuộc vào thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động.
7.2. Nghỉ không lương có bị trừ bảo hiểm không?
Người lao động nghỉ không lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng sẽ không phải đóng bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) và bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) tháng đó. Doanh nghiệp sẽ báo giảm lao động, dẫn đến thời gian này không được tính hưởng các chế độ bảo hiểm.
7.3. Có cần báo trước khi xin nghỉ không lương không?
Có, bạn cần báo trước và được sự đồng ý của người sử dụng lao động khi xin nghỉ không lương. Thời gian báo trước thường tuân theo nội quy công ty (ví dụ: ít nhất 3 ngày) hoặc thỏa thuận cụ thể. Trường hợp cấp bách (tang chế, đám cưới người thân), bạn có thể thông báo sau nhưng vẫn cần đảm bảo quy trình.
7.4. Có thể xin nghỉ không lương nhiều lần không?
Người lao động có thể xin nghỉ không lương nhiều lần trong năm, miễn là có sự thỏa thuận và được người sử dụng lao động chấp thuận. Pháp luật không giới hạn số lần hay tổng thời gian nghỉ, nhưng nếu cộng dồn trên 1 tháng, bạn có thể bị ảnh hưởng đến phép năm và bảo hiểm xã hội.
7.5. Nghỉ không lương có tính vào thời gian hưởng trợ cấp thất nghiệp không?
Nghỉ không lương không được tính vào thời gian hưởng trợ cấp thất nghiệp nếu người lao động nghỉ từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng, vì tháng đó không đóng bảo hiểm thất nghiệp (BHTN). Thời gian này sẽ bị gián đoạn và không được cộng dồn để tính hưởng trợ cấp.
Hy vọng qua những chia sẻ trên, bạn đã hiểu rõ cách viết đơn xin nghỉ việc không lương sao cho đúng chuẩn, rõ ràng và dễ được phê duyệt. Việc chuẩn bị một lá đơn chỉn chu, kèm theo lý do hợp lý và kế hoạch bàn giao cụ thể không chỉ giúp bạn bảo vệ quyền lợi cá nhân mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong công việc. Nếu bạn đang có nhu cầu xin nghỉ, đừng quên tham khảo mẫu đơn mới nhất 2026 và áp dụng ngay để tăng khả năng được chấp thuận nhanh chóng.
Nếu bạn đang tìm kiếm một môi trường làm việc chú trọng phát triển con người, đề cao tư duy tích cực và tinh thần học hỏi không ngừng, thì Langmaster Careers chính là điểm khởi đầu lý tưởng để bạn bứt phá sự nghiệp.
Khám phá ngay các vị trí đang tuyển dụng tại Langmaster Careers và ứng tuyển hôm nay để không bỏ lỡ cơ hội trở thành một phần của đội ngũ năng động, truyền cảm hứng!
